Dokumentation – reicht ein Zettel?

Rechtliche Anforderungen an die Dokumentation

Die Dokumentations-Verordnung regelt: Das Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokument muss übersichtlich gestaltet sein. Die Dokumentation kann auch in graphischer Form erfolgen oder automationsunterstützt durchgeführt werden – es muss jedoch gewährleistet sein, dass sie jederzeit verfügbar und lesbar ist.

Für spezielle Bereiche wie Druckgeräte gelten konkrete Dokumentationspflichten. Das Prüfbuch dient dazu, sämtliche sicherheitsrelevanten schriftlichen Aufzeichnungen in gesammelter Form bereitzuhalten.

Was muss dokumentiert werden?

Arbeitsplatzevaluierung: Gefahren, Maßnahmen, Verantwortliche, Termine in schriftlicher oder digitaler Form

Prüfnachweise: Bescheinigungen, Prüfberichte, Kontrollberichte als Original oder beglaubigte Kopie

Betriebsanweisungen: Verfahren und Sicherheitsmaßnahmen in schriftlicher Form, vor Ort verfügbar

Vollständigkeit und Auffindbarkeit sind entscheidend

Das Problem liegt meist nicht in der Form der Dokumentation, sondern in ihrer Vollständigkeit und schnellen Auffindbarkeit. Häufig werden Mängel festgestellt, wenn:

• Dokumentationen unvollständig oder veraltet sind
• Verantwortlichkeiten nicht klar zugeordnet werden können
• Nachweise nicht innerhalb angemessener Zeit vorgelegt werden können
• Der Zusammenhang zwischen Evaluierung und Maßnahmen nicht nachvollziehbar ist

Die Arbeitsplatzevaluierung psychischer Belastungen zeigt exemplarisch: Die Dokumentation im Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokument muss als “lebendes Dokument” verstanden werden, das kontinuierlich gepflegt wird. Festgestellte Gefahren müssen zusammen mit der darauf bezugnehmenden Maßnahme dokumentiert werden.

Praktische Umsetzung 📋

Eine systematische Dokumentation sollte folgende Struktur haben:

Sofort verfügbare Übersicht:

• Aktuelle Organisationsstruktur mit Verantwortlichkeiten
• Übersicht aller durchgeführten Evaluierungen
• Register der prüfpflichtigen Arbeitsmittel

Detaildokumente:

• Vollständige Evaluierungsberichte mit Maßnahmenplänen
• Prüfnachweise und Bescheinigungen
• Unterweisungsnachweise und Schulungsunterlagen

Archivierte Dokumente:

• Abgeschlossene Evaluierungen
• Historische Prüfberichte
• Erledigte Maßnahmenpläne

Der Zettel kann ausreichen – aber nur unter bestimmten Bedingungen ✅

Grundsätzlich ist auch eine handschriftliche Dokumentation zulässig, wenn sie:

• Vollständig und nachvollziehbar ist
• Alle gesetzlich geforderten Inhalte enthält
• Dauerhaft lesbar bleibt
• Im Bedarfsfall schnell auffindbar ist

In der Praxis empfiehlt sich jedoch eine strukturierte, digitale Lösung, die eine systematische Verwaltung und schnelle Suche ermöglicht.

Die Form der Dokumentation ist zweitrangig – entscheidend ist, dass Sie bei einer Kontrolle alle geforderten Nachweise vollständig und nachvollziehbar vorlegen können. Ein gut geführtes System erspart Ihnen Zeit und mögliche rechtliche Probleme.

Als externe Sicherheitsfachkraft unterstützt Sie das Ingenieurbüro Lemmerer bei der Einrichtung eines systematischen Dokumentationssystems. Haben Sie Fragen zur rechtssicheren Dokumentation in Ihrem Betrieb? Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Erstberatung! 📞