Welche Unterlagen das Arbeitsinspektorat nach einem Arbeitsunfall sehen will

Besichtigungsrecht und behördliche Unfallerhebung

Die Organe der Arbeitsinspektion dürfen Betriebsstätten und Arbeitsstellen jederzeit betreten und besichtigen, auch außerhalb der üblichen Betriebszeiten (ArbIG § 4). Dieses Recht gilt unabhängig davon, ob gerade Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer anwesend sind. Nach einem Arbeitsunfall kommt eine zweite Ebene hinzu: Die behördliche Unfallerhebung nach ASVG § 365 findet in der Regel an Ort und Stelle statt, nach Möglichkeit unter Beiziehung der verletzten Person. In der Praxis verschränken sich diese Erhebung und die Prüftätigkeit der Arbeitsinspektion – beide Seiten wollen den Hergang nachvollziehen und prüfen, ob die betrieblichen Präventionsmaßnahmen gegriffen haben.

Welche Unterlagen konkret verlangt werden

Im Zentrum stehen die Aufzeichnungen der Präventivfachkräfte. Nach ASchG § 84 haben Sicherheitsfachkräfte und Arbeitsmediziner:innen Aufzeichnungen über ihre geleistete Einsatzzeit und über die nach dem Gesetz durchgeführten Tätigkeiten zu führen – insbesondere über durchgeführte Besichtigungen, Untersuchungen und deren Ergebnisse. Diese Unterlagen sind den Organen der Arbeitsinspektion auf Verlangen zur Einsicht vorzulegen oder in Kopie zu übermitteln. Ergänzend gilt: Den Präventivfachkräften selbst müssen Aufzeichnungen und Berichte über Arbeitsunfälle zur Verfügung gestellt werden, damit sie ihre Aufgaben erfüllen können. Die Ermittlung und Auswertung von Unfallursachen darf dabei sogar in die Präventionszeit eingerechnet werden – ein Hinweis darauf, wie eng Unfallaufklärung und laufende Präventionsarbeit im Gesetz miteinander verknüpft sind.

Unterlage	Rechtsgrundlage	Wer führt sie
Einsatzzeit-Aufzeichnungen der Präventivfachkräfte	ASchG § 84	Sicherheitsfachkraft, Arbeitsmediziner:in
Besichtigungs- und Untersuchungsberichte mit Ergebnissen	ASchG § 84	Sicherheitsfachkraft, Arbeitsmediziner:in
Übergabeunterlagen bei Wechsel der Präventivfachkraft	ASchG § 84	abtretende Präventivfachkraft an Nachfolger:in

Der typische Mangel in der Praxis

In der Praxis zeigt sich häufig derselbe Schwachpunkt: Die Präventivzeit- und Besichtigungsaufzeichnungen fehlen ganz oder liegen nur lückenhaft vor, wenn das Arbeitsinspektorat sie anfordert. Das betrifft nicht nur kleine Betriebe. Oft werden Besichtigungen zwar durchgeführt, aber nicht systematisch dokumentiert, oder die Einsatzzeit der Präventivfachkraft wird nur geschätzt statt laufend erfasst. Nach einem Unfall fällt das sofort auf – und es erschwert sowohl die behördliche Erhebung als auch die interne Aufklärung, warum eine Gefährdung nicht rechtzeitig erkannt wurde.

Der Hebel: laufende Dokumentation statt Nacherfassung

Der wirksamste Ansatz ist einfach, aber konsequent umzusetzen: Aufzeichnungen der Präventivfachkräfte laufend führen und so ablegen, dass sie im Bedarfsfall sofort vorgelegt werden können. Das bedeutet in der Praxis:

Schritt	Inhalt
Laufende Erfassung	Einsatzzeit, Besichtigungstermine und deren Ergebnisse unmittelbar nach jeder Tätigkeit dokumentieren
Zentrale Ablage	Unterlagen an einem festgelegten, jederzeit zugänglichen Ort führen – digital oder physisch
Übergabe sichern	Bei Wechsel der Präventivfachkraft Unterlagen und Berichte vollständig an die Nachfolge übergeben
Zugriff im Ernstfall	Verantwortliche Führungskraft weiß, wo die Unterlagen liegen und kann sie ohne Verzögerung vorlegen

Wer diesen Ablauf im Betrieb verankert, gewinnt in zweierlei Hinsicht: Die Vorlage bei einer Erhebung durch das Arbeitsinspektorat verläuft reibungslos, und die Präventionsarbeit selbst wird nachvollziehbarer und besser steuerbar – unabhängig davon, ob je ein Unfall passiert.

Was dieser Beitrag nicht behandelt

Strafrechtliche Ermittlungen nach einem Arbeitsunfall sowie Fragen der Entschädigung durch die Unfallversicherung sind eigene Verfahrensstränge mit eigenen Zuständigkeiten. Dazu lässt sich an dieser Stelle ohne vertiefende Detailquellen keine belastbare Aussage treffen.

Ich unterstütze Sie als externe Sicherheitsfachkraft dabei, Präventivzeit- und Besichtigungsaufzeichnungen so zu strukturieren, dass sie im Betrieb jederzeit griffbereit sind – für den Alltag ebenso wie für den Fall einer behördlichen Erhebung. Für eine unverbindliche Erstberatung und bei Rückfragen zu diesem Thema freue ich mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

Quellen

• Allgemeines Sozialversicherungsgesetz (ASVG), § 365, Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS)
• ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG), § 84, Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS)
• Arbeitsinspektionsgesetz 1993 (ArbIG), § 4, Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS)